Kun maksut kulkevat Hopotin kautta, myös kirjanpito helpottuu huomattavasti valmiiden kirjanpitomateriaalien avulla. Arkistosta saat ladattua kaikki kirjanpitomateriaalit haluamallasi aikavälillä ja asetuksilla. Yleisimmät materiaalit kirjanpitoon ovat Kirjanpitoraportti, Maksut, ALV sekä palvelumaksujen kuitit.
Kirjanpitoraportista (PDF) löydät lähes kaiken tarvittavan kirjanpitotositteeksi, yleensä sen lisäksi tarvitaan vain kuitti palvelumaksuista (PDF). Tarvittaessa lisäksi listausta kaikista maksuista ja ALV-erittelyä voi tarkastella taulukkomuotoisena suoraan Arkistossa sekä ladata CSV-muodossa omalle laitteelle. CSV-tiedostot voi tuoda useisiin laskentataulukko-ohjelmiin, kuten Exceliin, jolloin ne voi lähettää usein suoraan sellaisenaan kirjanpitoon.
Maksut
Arkiston Maksut sisältävät kaikki valitulla aikavälillä Hopotin kautta kulkeneet maksut. Alla listaus jokaisen maksurivin sarakkeista.
TilausNro, uniikki maksun yksilöivä numero.
Viite, maksuoperaattorin ja Hopotin välinen maksun yksilöivä viitenumero.
Päiväys, maksutapahtuman päiväys.
Summa, verollinen yhteissumma.
Komissio, Hopotin myyntipalkkion osuus.
ALV, maksuun käytetty verokanta.
Maksutapa, asiakkaan käyttämä maksutapa.
Asiakas, asiakkaan nimi Hopotissa.
Tapahtuma, varatun tapahtuman nimi.
Varauksia, kerralla varattujen tuntien yhteismäärä.
Eräpäivä, sama kuin päiväys mutta päivän tarkkuudella.
ALV
Arkiston ALV esittää ALV-erittelyn kaikista Hopotin kautta kulkeneista maksuista valitulla aikavälillä. Jokaisella yrityksen käyttämällä ALV-kannalla on oma rivinsä, alla listaus sarakkeista.
ALV, eli ALV-kanta tai ALV-%
ALV-osuus, kyseisen kannan maksuissa kerätty ALV
Yhteensä, ilman ALV, kyseisen kannan maksut ilman ALV
Yhteensä, sisältäen ALV, kyseisen kannan maksut sisältäen ALV
CSV-tiedoston tuominen Exceliin
CSV-tiedostoa ei voi avata sellaisenaan suoraan Excel-ohjelmassa, vaan se pitää tuoda ohjatulla tekstin tuomisella, jotta tiedot siirtyvät oikein. Tiedoston tuominen vie korkeintaan pari minuuttia ja sen pitäisi olla helppoa tämän ohjeen avulla 😊 Ohje on tehty suomenkielisellä Excel 2013 -ohjelmalla Suomen oletusasetuksilla, lisätietoja saa tarvittaessa Excelin omista ohjeista (ohje 1 ja ohje 2)
Käynnistä Excel ja tyhjä työkirja.
Voit käynnistää ohjatun tekstin tuomisen valitsemalla Tiedot-välilehden Hae ulkoiset tiedot -ryhmästä Tekstistä (kuva alla).
Kaksoisnapsauta sitten Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa tekstitiedostoa, jonka haluat tuoda (Hopotista ladattu CSV-tiedosto).
Ohjatun tekstin tuomisen vaihe 1/3 (kuva alla), valitaan alkuperäiseksi tietotyypiksi Erotettu, aloitetaan tuonti ensimmäiseltä riviltä, tiedoston alkuperä on UTF-8 ja valitaan että Tiedoissa on otsikoita. Lopuksi napauta Seuraava.
Vaiheessa 2/3 (kuva alla) valitaan erottimeksi vain Pilkku ja Tekstin tarkenteeksi lainausmerkki. Lopuksi napauta Seuraava.
Vaiheessa 3/3 (kuva alla) ei tarvitse tehdä muutoksia, napautetaan vain Lisäasetukset.
Tekstin tuomisen lisäasetuksissa (kuva alla) desimaalierottimeksi merkitään Pisteja valitaan OK.
Palataan takaisin ohjattuun tekstin tuomiseen ja valitaan Valmis. Lopuksi Excel kysyy, mihin noudetut tiedot sijoitetaan (kuva alla), valitse uuteen laskentataulukkoon ja napauta OK.
Ohjattu tekstin tuominen on nyt valmis ja CSV-tiedosto on tuotu Exceliin onnistuneesti! Tiedoston voi nyt tallentaa normaalina Excel-tiedostona, sillä voi tehdä laskutoimituksia ja ääkkösten pitäisi toimia kuten pitää 👍