Tapahtumat-ominaisuus on yksi Hopotin peruspalikoista, jonka avulla voidaan myydä yrityksen tarjoamat tunnit, kurssit ja muut tapahtumat kätevästi. Tapahtumissa yritys päättää kaikki tarkat tiedot tapahtumasta, kuten koska se järjestetään, toistuuko tapahtuma viikoittain ja montako osallistujaa siihen mahtuu.

Varattavat tapahtumat näkyvät asiakkaille Varaus-sivulla eri kalentereissa. Jatkamalla varaamaan asiakkaat valitsevat tallin määrittelemistä ostotavoista itselleen sopivimman. Ostotapoja ovat yksittäinen tunti, tallikortit tai kausi. Varaamiseen voi käyttää myös jo aiemmin ostettuja tallikortteja, jos tagit sen sallivat. Tageilla voidaan myös rajata ketkä voivat varata paikkoja, mitkä tallikortit käyvät varaamiseen tai vaaditaanko ostamiseen vaikka jäsenyys.

Varattujen tapahtumien peruminen onnistuu varauksen tehneen asiakkaan omasta kalenterista, jos yritys on sallinut tunnin perumisen peruutuskäytännöllä. Varauksen tehnyt asiakas saa automaattisesti hyvityksen tallikorttina, jota voidaan käyttää välittömästi uuden tapahtuman varaamiseen. Yritys voi määritellä tageilla, mihin tunteihin peruutuskortti käy.

Yrityksen henkilökunnalle näkyvällä Tapahtumat-sivulla pääset tarkastelemaan tulevia ja menneitä tapahtumia sekä luomaan uusia. Suosittelemme ainakin aluksi tutustumaan asetuksiin muulla kuin mobiililaitteella, jotta asetusten hahmottaminen olisi helpompaa.

Napauta "Lisää uusi tapahtuma" aloittaaksesi tapahtuman luomisen omassa ikkunassa. Saman painikkeen pudotusvalikosta löytyy myös Leirien tekemiseen oma painikkeensa.

Nykyisiä tapahtumia voit muokata vastaavassa ikkunassa napauttamalla haluamaasi tapahtumaa ja siirtymällä Muokkaa-välilehdelle.

Toistuvien tapahtumien avulla voit luoda päivittäin, viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain toistuvia tapahtumia. Voit siis helposti luoda vaikka viikkotunnit koko kauden ajaksi yhdellä kertaa. Lisäksi voit määrittää toiston loppumisen toistokertojen mukaan tai jonain tiettynä päivänä. Luodun tapahtuman Muokkaa-välilehdellä voit lisätä toistokertoja tarvittaessa jälkikäteen.

Tunnin myyntitapa vaikuttaa siihen, millä tavoilla asiakas pystyy ostamaan tunteja. Myyntitapoja voi olla samaan aikaan useampi aktiivisena. Vaikka kaikki myyntitavat olisivat pois päältä, on tunti edelleen mahdollista varata käyttäjän jo omistamalla tallikorteilla, mikäli tagit vain sallivat.

Saatavuus auttaa valmistelemaan uusia tunteja tai keskeyttämään hetkellisesti jonkin tunnin myymisen. Vaihtoehdot ovat:

Lukittuja tai piilotettuja tapahtumia voi julkaista Tapahtumat-sivulta yksi kerrallaan, päivämäärien perusteella tai yksinkertaisesti kaikki kerralla.

Tagien avulla voidaan rajata ketkä tapahtumia voivat ostaa, mitkä tallikortit tai jäsenyydet siihen käyvät sekä millaisen kortin asiakas saa perutusta tunnista korvaukseksi. Tagien avulla voidaan siis rajata tuntien ja korttien yhteensopivuuksia, eli etteivät esimerkiksi yksityistunnit ja ryhmätunnit sekä niiden kortit mene sekaisin. Tunteja ja kortteja voidaan tageilla rajata myyntiin vain tietyille ryhmille, eli vaikkapa perhealennettuja tallikortteja tai vain seuran jäsenten varattavissa olevia kursseja. Lue lisää Tageista.

Taitotaso valitaan tapahtumaan vähimmäistasona, joka helpottaa asiakasta löytämään sopivan tasoisen tunnin. Asetus ei kuitenkaan oletuksena estä alempitasoista varaamasta vaativampaa tuntia. Tarvittaessa eston voi ottaa käyttöön kohdasta Asetukset -> Oletusasetukset -> Vaadi vahvistettuja taitotasoja. Huomioithan että esto saattaa vaikeuttaa tapahtumien myyntiä ja etenkin uusien asiakkaiden tuntivarauksia merkittävästi.

Tallentaminen – uutta tapahtumaa luodessa napauta “Lisää tapahtuma” ja nykyistä tapahtumaa muokatessa valitse sopiva vaihtoehto:

Poistaminen – nykyisen tapahtuman Muokkaa-välilehdeltä napauta “Poista tapahtuma” painiketta. Voit valita poistetaanko vain yksittäinen tunti vai kaikki toistuvan tapahtuman tunnit valitusta päivästä eteenpäin. Osallistujille annetaan korvaus tallikortille.

Kopiointi – Valmiin tapahtuman voi myös kopioida pohjaksi uudelle tapahtumalle. Kun valitset kopioinnin, kaikki tapahtuman asetukset tulevat valmiiksi uuden tapahtuman pohjaksi ja voit ainoastaan muuttaa ne tiedot mitkä ovat erilaiset kuin tapahtumassa mitä käytettiin kopioinnin pohjana.

Tapahtuman toistokertojen lisäys – Toistuviin tapahtumiin voi nyt myös jälkikäteen lisätä uusia tunteja. Jos vaikka huomaat että oletkin laittanut liian vähän tunteja niin tästä painikkeesta saat lisättyä uusia tapahtumia. Voit valita toistokertojen lisäyksessä kuinka monta toistoa haluat lisätä ja mille päiville ne lisätään.

Tapahtumat-sivulla tunteja voi selata monin eri tavoin. Kalenterinäkymästä näet esimerkiksi käteviä lukuja, kuten viikon, päivän ja tuntien osallistujamäärät sekä varaustilanteet. Näytettävää aikaa voi vaihtaa päivämäärävalitsemella tai nuolinäppäimillä (A). Näytettäviä tunteja voi rajata myös kalentereittain (B). Lisäksi muilla kuin mobiililaitteilla käytössä on kuukausi-, viikko- ja päivä-näkymät (C).

Tapahtumapohjat (D), eli aiemmin kopioidut tapahtumat löytyvät näppärästi “Lisää uusi tapahtuma” -painikkeen pudotusvalikosta. Yksittäisen tapahtuman kopiointi onnistuu tapahtumaikkunan Muokkaa-välilehdellä löytyvästä "Kopioi tapahtuma" -painikkeesta. Tapahtumapohjien pudotusvalikosta löydät myös Leirien luonnin.

Lisävalinnat (E) -nuolen alta löytyy:

Tapahtumaikkunan saat avattua napauttamalla mitä tahansa tuntia. Muokkaa-välilehden lisäksi ikkunasta löytyy Osallistujat-välilehti.

Tässä ikkunassa näet kätevästi ketä on tulossa tunnille, onko asiakkaille jaettu hevoset, liittyykö tuntiin muistiinpanoja, mikä on tunnin tyyppi ja tarkempi ohjelma. Kausiratsastajat erotat tähti-merkillä ja sinisellä värityksellä. Jos varaukseen liittyy maksamaton Hopoti-lasku, tunnistat osallistujan punaisesta värityksestä.

Osallistujien lisääminen voidaan tehdä myös käsin tallin puolesta napauttamalla “Lisää asiakas tunnille”. Seuraavaksi valitaan lisättävät asiakkaat ja tapahtumat. Lopuksi maksutapa, eli lisätäänkö ilman maksua, vähennetäänkö vaikka tallikorteilta vai tehdäänkö maksusuunnitelma. Lue lisää Laskuista.

Osallistujien muokkaaminen onnistuu halutun osallistujan kohdalta joko ruksista (poista asiakas tunnilta) tai työkalu-kuvakkeesta, josta voi vaihtaa toisen asiakkaan tilalle, siirtää asiakkaan toiseen tapahtumaan tai muokata maksusuunnitelmaa.

Tuntisuunnitelmat voi tehdä yksittäiselle tunnille helposti – valitse tunnin tyyppi, kirjoita ohjelma ja tallenna.

Koko kauden tuntisuunnitelman saat napautettua auki omasta painikkeesta tapahtumaikkunassa. Siellä voit täyttää koko kauden tuntien tyypit, ohjelmat ja muistiinpanot samassa näkymässä. Tarvittaessa myös osallistujat eri tunneille saa näkyviin.

Hevosjako tehdään yleensä siihen tarkoitetulla omalla sivulla, josta onnistuu kaikkien päivän tuntien jakaminen kerralla sekä päivälistojen tulostaminen. Tapahtumaikkunassa voidaan kuitenkin vielä hienosäätää hevosvalintoja joko vaihtamalla hevosia tai napauttamalla “Jaa hevonen” tyhjän kentän kohdalta.

Leirejä varten Hopotissa on oma toimintonsa, jotta useamman päivän leiritapahtuman sisälle voidaan luoda oma leiriohjelmansa, kuten useampi ratsastuskerta tai teoriatunti. Tsekkaa ohjevideo ja lue ohjeet alta!

Aloita leirin luominen omassa ikkunassa napauttamalla "Lisää uusi leiri" -painiketta, jonka löydät "Lisää uusi tapahtuma" -painikkeen viereisestä pudotusvalikosta.

Aluksi luodaan leirin päätapahtuma ja siihen liittyvät perustiedot. Nämä tiedot siirtyvät myös leiritapahtumien oletusasetuksiksi, esimerkiksi kuka on ohjaajana. Päätapahtuma näkyy Tapahtumat-kalenterin yläreunassa mikäli leiri kestää useamman päivän. Kun leirin perustiedot ovat kunnossa, määritetään leirin ajankohta ja leiriohjelma omassa ikkunassa.

Leirin kesto määritellään ensimmäisellä välilehdellä. Voit tässä kohtaa muilla kuin mobiililaitteilla maalata hiirellä haluamasi ajankohdan, siirtää tapahtumaa tai muuttaa kestoa. Leirin keston voi myös määritellä oikeasta reunasta “Leirin kesto”-kohdasta esimerkiksi mobiililaitteilla.

Leirin ohjelmaa pääsee luomaan ajankohdan määrittelyn jälkeen omalla välilehdellään. Voit tehdä kullekin päivälle oman ohjelman vaikka tuntikohtaisesti. Leiritapahtumia voi muokata jälkikäteen. Voit lisätä uusia leiritapahtumia pohjaan joko maalaamalla kalenteriin haluttuun ajankohtaan tunnin tai lisäämällä uuden tapahtuman oikealta “Lisää leiritapahtuma”-painikkeesta. Leiritapahtuman tyypin voi valita ja niille voi myös antaa tarkemman nimen:

Leirejä voi kopioida samaan tapaan kuin tapahtumia. Kopiointi-näkymässä valitaan uudelle leirille aika ja tämän jälkeen leiritapahtumat tulevat automaattisesti sille ajalle. Voit tässä kohtaa myös muokata leiritapahtumia.

Asiakkaalle Varaus-sivulla näkyy ainoastaan leirin päätapahtuma ja ostokokemuksessa mainostetaan nimenomaan leiriä. Kun leirille ilmoittaudutaan, asiakas lisätään automaattisesti kaikkiin leiritapahtumiin, jotka näkyvät asiakkaille myös erikseen omassa kalenterissa.

Yritykselle Tapahtumat-sivulla näytetään leirin päätapahtuma sekä leiritapahtumat erikseen. Tapahtumat-sivulla yksittäisiä leiritapahtumia voidaan vielä luomisen jälkeen muokata, jos tapahtumaan tulee esimerkiksi eri ohjaaja kuin mikä päätapahtumassa alunperin on laitettu.