Tapahtumat-ominaisuus on yksi Hopotin peruspalikoista, jonka avulla voidaan myydÀ yrityksen tarjoamat tunnit, kurssit ja muut tapahtumat kÀtevÀsti. Tapahtumissa yritys pÀÀttÀÀ kaikki tarkat tiedot tapahtumasta, kuten koska se jÀrjestetÀÀn, toistuuko tapahtuma viikoittain ja montako osallistujaa siihen mahtuu.

Kumpaa kĂ€yttÀÀ – palvelut vai tapahtumat? đŸ€”

  • Tapahtumat soveltuvat parhaiten ratsastustunneille, leireille, kursseille ja muille tiettyyn aikaan ja sisĂ€ltöön sidotuille tapahtumille, joihin jokainen osallistuja voi varata yhden paikan.

  • Palvelut sopivat parhaiten maneesivarauksiin, yksityistunneille, ratsastusvaelluksiin, majoituksiin, vuokrauksiin ja muihin erikoispalveluihin, joissa asiakas saa valita tarkemman vaihtoehdon, ajan ja osallistujat.

Varattavat tapahtumat nÀkyvÀt asiakkaille Varaus-sivulla eri kalentereissa. Jatkamalla varaamaan asiakkaat valitsevat tallin mÀÀrittelemistÀ ostotavoista itselleen sopivimman. Ostotapoja ovat yksittÀinen tunti, tallikortit tai kausi. Varaamiseen voi kÀyttÀÀ myös jo aiemmin ostettuja tallikortteja, jos tagit sen sallivat. Tageilla voidaan myös rajata ketkÀ voivat varata paikkoja, mitkÀ tallikortit kÀyvÀt varaamiseen tai vaaditaanko ostamiseen vaikka jÀsenyys.

Varattujen tapahtumien peruminen onnistuu varauksen tehneen asiakkaan omasta kalenterista, jos yritys on sallinut tunnin perumisen peruutuskÀytÀnnöllÀ. Varauksen tehnyt asiakas saa automaattisesti hyvityksen tallikorttina, jota voidaan kÀyttÀÀ vÀlittömÀsti uuden tapahtuman varaamiseen. Yritys voi mÀÀritellÀ tageilla, mihin tunteihin peruutuskortti kÀy.


Tapahtumien asetukset

Yrityksen henkilökunnalle nÀkyvÀllÀ Tapahtumat-sivulla pÀÀset tarkastelemaan tulevia ja menneitÀ tapahtumia sekÀ luomaan uusia. Suosittelemme ainakin aluksi tutustumaan asetuksiin muulla kuin mobiililaitteella, jotta asetusten hahmottaminen olisi helpompaa.

Napauta "LisÀÀ uusi tapahtuma" aloittaaksesi tapahtuman luomisen omassa ikkunassa. Saman painikkeen pudotusvalikosta löytyy myös Leirien tekemiseen oma painikkeensa.

NykyisiÀ tapahtumia voit muokata vastaavassa ikkunassa napauttamalla haluamaasi tapahtumaa ja siirtymÀllÀ Muokkaa-vÀlilehdelle.

Toistuvien tapahtumien avulla voit luoda pÀivittÀin, viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain toistuvia tapahtumia. Voit siis helposti luoda vaikka viikkotunnit koko kauden ajaksi yhdellÀ kertaa. LisÀksi voit mÀÀrittÀÀ toiston loppumisen toistokertojen mukaan tai jonain tiettynÀ pÀivÀnÀ. Huomioithan ettÀ luomisen jÀlkeen toistokertoja voi vÀhentÀÀ, mutta ei lisÀtÀ.

Tunnin myyntitapa vaikuttaa siihen, millÀ tavoilla asiakas pystyy ostamaan tunteja. Myyntitapoja voi olla samaan aikaan useampi aktiivisena. Vaikka kaikki myyntitavat olisivat pois pÀÀltÀ, on tunti edelleen mahdollista varata kÀyttÀjÀn jo omistamalla tallikorteilla, mikÀli tagit vain sallivat.

  • Irtotunti mahdollistaa yksittĂ€isten tuntien ostamisen tiettyyn hintaan. Asiakas voi valita toistuvan tunnin aikataulusta myös useamman tunnin kerralla varattavaksi.

  • Tallikortti antaa ostettavaksi yrityksen Kortit-sivulla mÀÀritellyt Tallikortit, joista asiakas voi valita itselleen sopivan ostettavaksi. Tallikortit ovat yleensĂ€ useamman kerran kortteja, kuten kymppikortteja, jotka ostetaan yhdellĂ€ kertaa mutta kĂ€ytetÀÀn varauksiin voimassaolon aikana.

  • Kausi tarkoittaa kaikkien toistuvan tapahtuman tuntien varaamista kerralla. Asiakas ilmoitetaan vain tunneille joissa on tilaa ja hinta on aina kiinteĂ€. Jos asiakas ei tietylle tunnille mahdu, hĂ€n maksaa silti koko summan ja saa tallikortilleen saldoa korvaavien tuntien varaamiseen. Yritys voi myös mahdollistaa kauden hinnan jakamisen osiin sekĂ€ kerĂ€tĂ€ ilmoittautumisia kaudelle varausmaksun avulla. Tutustu nĂ€ihin vaihtoehtoihin tarkemmin Laskut-tukiartikkelissa.

Saatavuus auttaa valmistelemaan uusia tunteja tai keskeyttÀmÀÀn hetkellisesti jonkin tunnin myymisen. Vaihtoehdot ovat:

  • ❌ Piilotettu – tapahtuma ei ole varattavissa eikĂ€ nĂ€y varauskalentereissa.

  • 🔒 Lukittu – tapahtuma ei ole varattavissa, mutta nĂ€kyy varauskalentereissa.

  • ✅ Avoinna – tapahtuma nĂ€kyy normaalisti varauskalenterissa ja sallii varauksen muiden asetusten puitteissa.

Lukittuja tai piilotettuja tapahtumia voi julkaista Tapahtumat-sivulta yksi kerrallaan, pÀivÀmÀÀrien perusteella tai yksinkertaisesti kaikki kerralla.

Tagien avulla voidaan rajata ketkÀ tapahtumia voivat ostaa, mitkÀ tallikortit tai jÀsenyydet siihen kÀyvÀt sekÀ millaisen kortin asiakas saa perutusta tunnista korvaukseksi. Tagien avulla voidaan siis rajata tuntien ja korttien yhteensopivuuksia, eli etteivÀt esimerkiksi yksityistunnit ja ryhmÀtunnit sekÀ niiden kortit mene sekaisin. Tunteja ja kortteja voidaan tageilla rajata myyntiin vain tietyille ryhmille, eli vaikkapa perhealennettuja tallikortteja tai vain seuran jÀsenten varattavissa olevia kursseja. Lue lisÀÀ Tageista.

Taitotaso valitaan tapahtumaan vÀhimmÀistasona, joka helpottaa asiakasta löytÀmÀÀn sopivan tasoisen tunnin. Asetus ei kuitenkaan oletuksena estÀ alempitasoista varaamasta vaativampaa tuntia. Tarvittaessa eston voi ottaa kÀyttöön kohdasta Asetukset -> Oletusasetukset -> Vaadi vahvistettuja taitotasoja. Huomioithan ettÀ esto saattaa vaikeuttaa tapahtumien myyntiÀ ja etenkin uusien asiakkaiden tuntivarauksia merkittÀvÀsti.

Tallentaminen – uutta tapahtumaa luodessa napauta “LisÀÀ tapahtuma” ja nykyistĂ€ tapahtumaa muokatessa valitse sopiva vaihtoehto:

  • “Tallenna muutokset tĂ€hĂ€n tapahtumaan”, tallennus tehdÀÀn vain valitun pĂ€ivĂ€n tunnille.

  • “Tallenna vain muutokset kaikkiin tapahtumiin”, tallennetaan vain muokatut kentĂ€t, eli ei kaikkia asetuksia. Tallennus tehdÀÀn valitusta pĂ€ivĂ€stĂ€ eteenpĂ€in kaikille tunneille.

  • “Tallenna kaikki asetukset kaikkiin tapahtumiin”, tallennetaan kaikki tapahtumien asetukset valitusta pĂ€ivĂ€stĂ€ eteenpĂ€in kaikille tunneille. Varo ettet ylikirjoita esimerkiksi tuleville pĂ€iville tehtyjĂ€ tapahtuman tyyppejĂ€ tai muita mahdollisesti muuttuneita tietoja.

Poistaminen – nykyisen tapahtuman Muokkaa-vĂ€lilehdeltĂ€ napauta “Poista tapahtuma” painiketta. Voit valita poistetaanko vain yksittĂ€inen tunti vai kaikki toistuvan tapahtuman tunnit valitusta pĂ€ivĂ€stĂ€ eteenpĂ€in. Osallistujille annetaan korvaus tallikortille.


Tapahtumien tarkastelu

Tapahtumat-sivulla tunteja voi selata monin eri tavoin. KalenterinÀkymÀstÀ nÀet esimerkiksi kÀteviÀ lukuja, kuten viikon, pÀivÀn ja tuntien osallistujamÀÀrÀt sekÀ varaustilanteet. NÀytettÀvÀÀ aikaa voi vaihtaa pÀivÀmÀÀrÀvalitsemella tai nuolinÀppÀimillÀ (A). NÀytettÀviÀ tunteja voi rajata myös kalentereittain (B). LisÀksi muilla kuin mobiililaitteilla kÀytössÀ on kuukausi-, viikko- ja pÀivÀ-nÀkymÀt (C).

Tapahtumapohjat (D), eli aiemmin kopioidut tapahtumat löytyvĂ€t nĂ€ppĂ€rĂ€sti “LisÀÀ uusi tapahtuma” -painikkeen pudotusvalikosta. YksittĂ€isen tapahtuman kopiointi onnistuu tapahtumaikkunan Muokkaa-vĂ€lilehdellĂ€ löytyvĂ€stĂ€ "Kopioi tapahtuma" -painikkeesta. Tapahtumapohjien pudotusvalikosta löydĂ€t myös Leirien luonnin.

LisÀvalinnat (E) -nuolen alta löytyy:

  • “NĂ€ytĂ€ tagit”, jolloin voit nopeasti tarkastella tapahtumien “tunnin voi ostaa” kenttiin merkittyjĂ€ tageja.

  • “NĂ€ytĂ€ varaustilanne”, eli montako paikkaa millĂ€kin tunneilla on jĂ€ljellĂ€ niin vĂ€reinĂ€ kuin isona lukuna kalenterissa.

  • “Kopioi tapahtumia” mahdollistaa kokonaisen viikon tapahtumien kopioinnin yhdellĂ€ kertaa esimerkiksi kauden vaihtuessa. Lue lisÀÀ Tapahtumien kopioinnista.

Tapahtumaikkunan saat avattua napauttamalla mitÀ tahansa tuntia. Muokkaa-vÀlilehden lisÀksi ikkunasta löytyy Osallistujat-vÀlilehti.

TÀssÀ ikkunassa nÀet kÀtevÀsti ketÀ on tulossa tunnille, onko asiakkaille jaettu hevoset, liittyykö tuntiin muistiinpanoja, mikÀ on tunnin tyyppi ja tarkempi ohjelma. Kausiratsastajat erotat tÀhti-merkillÀ ja sinisellÀ vÀrityksellÀ. Jos varaukseen liittyy maksamaton Hopoti-lasku, tunnistat osallistujan punaisesta vÀrityksestÀ.

Osallistujien lisÀÀminen voidaan tehdĂ€ myös kĂ€sin tallin puolesta napauttamalla “LisÀÀ asiakas tunnille”. Seuraavaksi valitaan lisĂ€ttĂ€vĂ€t asiakkaat ja tapahtumat. Lopuksi maksutapa, eli lisĂ€tÀÀnkö ilman maksua, vĂ€hennetÀÀnkö vaikka tallikorteilta vai tehdÀÀnkö maksusuunnitelma. Lue lisÀÀ Laskuista.

Osallistujien muokkaaminen onnistuu halutun osallistujan kohdalta joko ruksista (poista asiakas tunnilta) tai työkalu-kuvakkeesta, josta voi vaihtaa toisen asiakkaan tilalle, siirtÀÀ asiakkaan toiseen tapahtumaan tai muokata maksusuunnitelmaa.

Tuntisuunnitelmat voi tehdĂ€ yksittĂ€iselle tunnille helposti – valitse tunnin tyyppi, kirjoita ohjelma ja tallenna.

Koko kauden tuntisuunnitelman saat napautettua auki omasta painikkeesta tapahtumaikkunassa. SiellÀ voit tÀyttÀÀ koko kauden tuntien tyypit, ohjelmat ja muistiinpanot samassa nÀkymÀssÀ. Tarvittaessa myös osallistujat eri tunneille saa nÀkyviin.

Hevosjako tehdÀÀn yleensĂ€ siihen tarkoitetulla omalla sivulla, josta onnistuu kaikkien pĂ€ivĂ€n tuntien jakaminen kerralla sekĂ€ pĂ€ivĂ€listojen tulostaminen. Tapahtumaikkunassa voidaan kuitenkin vielĂ€ hienosÀÀtÀÀ hevosvalintoja joko vaihtamalla hevosia tai napauttamalla “Jaa hevonen” tyhjĂ€n kentĂ€n kohdalta.


Leirit

LeirejÀ varten Hopotissa on oma toimintonsa, jotta useamman pÀivÀn leiritapahtuman sisÀlle voidaan luoda oma leiriohjelmansa, kuten useampi ratsastuskerta tai teoriatunti. Tsekkaa ohjevideo ja lue ohjeet alta!

Aloita leirin luominen omassa ikkunassa napauttamalla "LisÀÀ uusi leiri" -painiketta, jonka löydÀt "LisÀÀ uusi tapahtuma" -painikkeen viereisestÀ pudotusvalikosta.

Aluksi luodaan leirin pÀÀtapahtuma ja siihen liittyvÀt perustiedot. NÀmÀ tiedot siirtyvÀt myös leiritapahtumien oletusasetuksiksi, esimerkiksi kuka on ohjaajana. PÀÀtapahtuma nÀkyy Tapahtumat-kalenterin ylÀreunassa mikÀli leiri kestÀÀ useamman pÀivÀn. Kun leirin perustiedot ovat kunnossa, mÀÀritetÀÀn leirin ajankohta ja leiriohjelma omassa ikkunassa.

Leirin kesto mÀÀritellÀÀn ensimmĂ€isellĂ€ vĂ€lilehdellĂ€. Voit tĂ€ssĂ€ kohtaa muilla kuin mobiililaitteilla maalata hiirellĂ€ haluamasi ajankohdan, siirtÀÀ tapahtumaa tai muuttaa kestoa. Leirin keston voi myös mÀÀritellĂ€ oikeasta reunasta “Leirin kesto”-kohdasta esimerkiksi mobiililaitteilla.

Leirin ohjelmaa pÀÀsee luomaan ajankohdan mÀÀrittelyn jĂ€lkeen omalla vĂ€lilehdellÀÀn. Voit tehdĂ€ kullekin pĂ€ivĂ€lle oman ohjelman vaikka tuntikohtaisesti. Leiritapahtumia voi muokata jĂ€lkikĂ€teen, mutta uusia tapahtumia ohjelmaan ei voi lisĂ€tĂ€ leirin luomisen jĂ€lkeen. Voit lisĂ€tĂ€ uusia leiritapahtumia pohjaan joko maalaamalla kalenteriin haluttuun ajankohtaan tunnin tai lisÀÀmĂ€llĂ€ uuden tapahtuman oikealta “LisÀÀ leiritapahtuma”-painikkeesta. Leiritapahtuman tyypin voi valita ja niille voi myös antaa tarkemman nimen:

  • Ratsastustapahtuma

    • hevosjako kĂ€ytössĂ€

  • Teoriatunti

    • ei hevosjakoa

  • Muu

    • ei hevosjakoa

Asiakkaalle Varaus-sivulla nÀkyy ainoastaan leirin pÀÀtapahtuma ja ostokokemuksessa mainostetaan nimenomaan leiriÀ. Kun leirille ilmoittaudutaan, asiakas lisÀtÀÀn automaattisesti kaikkiin leiritapahtumiin, jotka nÀkyvÀt asiakkaille myös erikseen omassa kalenterissa.

Yritykselle Tapahtumat-sivulla nÀytetÀÀn leirin pÀÀtapahtuma sekÀ leiritapahtumat erikseen. Tapahtumat-sivulla yksittÀisiÀ leiritapahtumia voidaan vielÀ luomisen jÀlkeen muokata, jos tapahtumaan tulee esimerkiksi eri ohjaaja kuin mikÀ pÀÀtapahtumassa alunperin on laitettu.


KysyttÀvÀÀ?

Onko sinulla on mielessÀsi jokin erilainen tarve, etkÀ ole varma miten toteuttaa se Hopotin ja tapahtumien avulla? Ei hÀtÀÀ! Autamme mielellÀmme suunnittelemaan teille sopivat tapahtumat myyntiin. Nopeiten yhteyden saat chatilla tai sÀhköpostilla support@hopoti.com.

Vastasiko tÀmÀ kysymykseesi?