Hopoti lähettää tallillesi ja ratsastajillesi automaattisesti sähköpostia varauksista, maksuista ja lomakkeista. Sinä päätät, mitkä sähköpostit tallisi saa ja mihin osoitteeseen ne menevät. Ratsastajille menevät sähköpostit lähtevät itsestään. Näiden asetusten muuttamiseen tarvitset Ylläpitäjä-oikeudet, koska muu henkilökunta ei pääse Asetukset-sivulle.
Valitse sähköpostit, jotka tallisi saa
Valitse hallintavalikosta Asetukset.
Avaa Asetukset-välilehdeltä Yrityksen sähköpostit.
Kytke päälle jokainen haluamasi sähköposti ja kirjoita osoite, johon se lähetetään.
Valitse Tallenna.
Hopoti lähettää nyt nämä sähköpostit tallentamiisi osoitteisiin. Jos sähköposti ei tule perille, tarkista, että se on kytketty päälle ja osoite on kirjoitettu oikein, ja katso myös roskapostikansiosi.
Yrityksen sähköpostit -osiossa on neljä sähköpostia, ja jokaisella on oma osoitteensa:
Sähköposti | Mitä se kertoo |
Muistutusten sähköposti | Muistutukset, esimerkiksi kun ratsastajien varaukset tai tallikortit ovat loppumassa. Jos myyt kuukausijäsenyyksiä, siinä luetellaan myös erääntyneet jäsenyyslaskut aina, kun niitä on. |
Maksujen sähköposti | Jokainen osto, joka maksetaan jollakin maksutavalla, kuten kortilla, eikä tallikortin saldolla |
Varausten ja peruutusten sähköposti | Jokainen tunnin varaus ja peruutus maksutavasta riippumatta. Kaudesta saat sähköpostin silloin, kun maksu varaa uusia tunteja, et jokaisesta maksuerästä. |
Lomakkeiden sähköposti | PDF-kopiot täytetyistä lomakkeista arkistoasi varten. Muissa lomakkeissa kuin rekisteröitymislomakkeessa kytke lisäksi päälle Luo PDF ja Lähetä täytetty lomake yrityksen sähköpostiin lomakkeen kohdassa Lomakekohtaiset asetukset: katso ohje Luo lomakkeita, lupia ja kyselyitä. |
Varausten ja peruutusten sähköpostissa on kaksi lisävalintaa:
Jos haluat tiedon vain saman päivän muutoksista
Jos haluat tiedon vain saman päivän muutoksista
Rastita kohdassa Varausten ja peruutusten sähköposti valinta Lähetä sähköpostia vain kuluvan päivän tuntien varauksista ja peruutuksista. ja valitse Tallenna. Saat silloin varaus- ja peruutussähköpostit vain saman päivän tunneista eli niistä muutoksista, jotka voisivat muuten mennä sinulta ohi.
Jos ohjaajien pitää saada sähköpostit
Jos ohjaajien pitää saada sähköpostit
Rastita kohdassa Varausten ja peruutusten sähköposti valinta Lähetä samat sähköpostit myös suoraan opettajille. ja valitse Tallenna. Silloin kunkin tunnin varaus- ja peruutussähköpostit menevät myös tunnille valituille ohjaajille, ja vain heille.
Sähköpostit, jotka ratsastajat saavat automaattisesti
Ratsastajat saavat Hopotilta sähköpostin, kun he varaavat, maksavat tai peruvat tunnin ja kun tallisi muuttaa tuntia, jonka he ovat varanneet. Pelkkä ohjaajan vaihtaminen ei lähetä ratsastajille sähköpostia. Ratsastajat, joilla on maksamaton lasku, saavat myös maksumuistutuksia: kauden ja maksusuunnitelman maksuerissä ensimmäinen muistutus tulee 2 päivää ennen eräpäivää. Katso ohje Maksamattomat laskut ja tunneilta poistetut ratsastajat.
Automaattisissa sähköposteissa, myös laskumuistutuksissa, näkyvät tallisi kuvat, logo ja linkki Hopoti-sivullesi. Perhetileillä sähköpostissa näkyy ratsastavan lapsen nimi.
Näitä sähköposteja ei voi kytkeä pois päältä eikä niiden tekstiä voi muuttaa, mutta kun perut tunnin, voit lisätä omaa tekstiä sähköpostiin, jonka ratsastajat saavat. Jos haluat kertoa ratsastajille jotain muuta, katso ohje Lähetä ratsastajille sähköposti tai tekstiviesti. Hopoti ei lähetä automaattisia tekstiviestejä.
Offline-maksun valinneet ratsastajat saavat erilaisen muistutuksen:
Jos ratsastajat maksavat offline-maksutavalla
Jos ratsastajat maksavat offline-maksutavalla
Ratsastajat, jotka varaavat offline-maksutavalla, kuten käteisellä tai tilisiirrolla, eivät saa tavallisia laskumuistutuksia. Sen sijaan he saavat 24 tuntia ennen tunnin alkua yhden sähköpostin, jossa on heidän valitsemansa maksutapa ja sitä koskevat ohjeesi. Katso ohje Ota vastaan varauksia offline-maksuilla.